Privacy

Privacy Statement Easy Way Flex

Inleiding

Wij hechten veel belang aan uw privacy. Wanneer u informatie aan ons verstrekt, zullen wij hier zo zorgvuldig mogelijk mee omgaan. Hoe wij dit doen en voor welke doeleinden wij de informatie gebruiken, staat omschreven in dit privacy statement.

Wie zijn wij?

Dit is het privacy statement van USG People Holdings B.V., USG People The Netherlands B.V. en al onze Nederlandse groepsmaatschappijen die zich bezighouden met diensten op het gebied van arbeid en arbeidsbemiddeling.

Het betreft hier onder meer de werkmaatschappijen behorende tot de labels Start People, Unique, USG Business Services, USG Engineering, USG Professionals, Technicum, Receptel, Secretary Plus, KLV Professional Match, Easy Way, Easy Way Flex en CapitalP.

Wij zijn verantwoordelijke als bedoeld in de wet- en regelgeving op het gebied van privacy voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Al onze onderdelen hebben hun hoofdkantoor aan de P.J. Oudweg 61 te (1314 CK) Almere. 

Wij maken onderdeel uit van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan. 

Wanneer verwerken wij uw informatie?

Wij verwerken persoonsgegevens over u op het moment dat u zich op enigerlei wijze tot ons wendt en uw gegevens bij ons achterlaat.

Dit kan via onze websites wanneer u zich bijvoorbeeld inschrijft om bemiddeld te worden naar werk, solliciteert op een functie bij ons of een van onze opdrachtgevers of deelneemt aan een van onze online HR (assessment) tools, maar ook als u bij ons langskomt op de vestiging of ons per email/brief dan wel telefoon benadert of als (potentieel) zakelijke relatie uw diensten aanbiedt.
Voor de informatie die wij over u verwerken als gebruiker van één van onze websites (zogenaamde cookies), verwijzen wij u naar het cookiestatement op de website die u bezoekt.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw informatie?

Arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever

Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt voor (het aangegeven doel van) arbeidsbemiddeling, waarvan sprake kan zijn indien u solliciteert naar een specifieke functie bij ons en/of om via ons bemiddeld te worden naar werk bij een opdrachtgever, bijvoorbeeld bij een gerichte sollicitatie, een open sollicitatie of een algemene inschrijving, dan worden uw persoonsgegevens opgenomen in onze centrale databank. Opname in de centrale databank betekent dat de door u verstrekte persoonsgegevens voor het doel van het vinden van en/of de bemiddeling naar (nieuw) werk kunnen worden gedeeld met al onze groepsmaatschappijen die zich hiermee bezighouden. U kunt dan door deze onderdelen worden benaderd met vacatures, die mogelijk interessant zijn voor u, ook indien er sprake was van een gerichte of open sollicitatie op een specifieke vacature.

• Om met u een arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en u te bemiddelen naar werk bij onze opdrachtgevers.
• Om uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen en te stimuleren, waaronder in de vorm van opleidingen en trainingen.
• Om uw geschiktheid voor een functie of opdracht te kunnen beoordelen.
• Om u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties.
• Om u ter beschikking te stellen aan en werkzaamheden te laten verrichten voor opdrachtgevers.
• Om met u een opdracht- /uitzend- /detacheringsovereenkomst/arbeidsovereenkomst of andersoortige overeenkomst te sluiten dan wel werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren.
• Om onze re-integratieverplichtingen na te komen;
• Om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en ons intranet.
• Om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt.
• Om te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

Afhandeling sollicitaties vaste/indirecte medewerkers

Het betreft persoonsgegevens verstrekt voor sollicitaties op functies/vacatures bij onze eigen onderneming en niet voor (het aangegeven doel van) arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een derde.

• Om met u in contact te treden en contact te onderhouden over uw sollicitatie.
• Om uw geschiktheid voor een interne functie of opdracht waarop u hebt gesolliciteerd te kunnen beoordelen.
• Om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web-omgevingen, (self service) portals.

Het aangaan van een zakelijke relatie

• Om uitvoering te kunnen geven aan de door u gevraagde dienstverlening en/of de met u overeengekomen opdracht en/of overeenkomst.
• Om een relatie gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten aan te gaan, te onderhouden en hiervoor een (financiële) administratie te voeren.

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden gebruiken

• om uitvoering te geven aan de door u – via de website – gevraagde dienstverlening, u gebruik te laten maken van onze – online – HR tools en u deel te laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren.
• voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, het doen van data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
• naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
• om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
• om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen, tenzij door u wordt aangegeven dat u geen prijs stelt hierop. Een dergelijk verzoek kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte, op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’ hierna.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat u voor ons heeft gewerkt):

– NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) en initialen

– Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens

– Titel, geslacht

– Geboortedatum

– (Wens)functie

– Curriculum vitae (CV), werkervaring, talen, opleiding- en scholingsgegevens (certificaten en diploma’s)

– Foto (indien u hiervoor separaat en uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven)

– Doelgroepstatus/doelgroepverklaring (indien van toepassing)

– Screeningsinformatie, waaronder VOG, getuigschriften, referenties

– Gewenst salaris

– Beschikbaarheid (aantal uren per week en welke dagen van de week)

– Reisafstand bereidbaarheid

– Rijbewijs ja/nee

– Type ID bewijs en documentnummer (indien verwerkt bij de inschrijving)

– NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer ouder/verzorger van kandidaten onder de 16 jaar

– Andere door u in het kader van de arbeidsbemiddeling verstrekte gegevens.

– Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt. 

Bij sollicitaties vaste/indirecte medewerkers

Het betreft hier sollicitaties op functies/vacatures bij onze eigen onderneming, zonder dat sprake is van arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een derde.

– NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)

– Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens

– Geboortedatum, geslacht

– Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens

– Foto (indien u hiervoor separaat en uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven)

– Doelgroepstatus/doelgroepverklaring (indien van toepassing)

– Andere door u in het kader van de sollicitatie verstrekte gegevens.

 

U werkt of gaat werken via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever)

– De hiervoor bij ‘arbeidsbemiddeling’ genoemde gegevens

– Nationaliteit, geboorteplaats, burgerlijke staat

– Bankrekeningnummer

– Personeelsnummer

– Polis- of klantnummer zorgverzekeraar

– BSN, kopie ID-bewijs, kopie werkvergunning, kopie verblijfsvergunning en kopie VAR en/of vervanging van de VAR

– Screeningsinformatie, inclusief VOG, getuigschriften, referenties

– Beoordelingsgegevens en gegevens met betrekking tot loopbaanbegeleiding

– Gegevens betreffende de functie of voormalige functies

– Dienstverbandgegevens

– Gegevens met betrekking tot arbeidsvoorwaarden en de uitvoering ervan

– Gegevens van gezinsleden waar noodzakelijk met het oog op de overeengekomen arbeidsvoorwaarden

– Aanwezigheidsadministratie (in verband met onder andere verlof en verzuim)

– Re-integratiedossiers

– Gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en/of ons intranet

– Andere informatie benodigd voor de uitvoering van uw dienstverband, opdracht en/of werkzaamheden.

U bent een zakelijke relatie

–  Zakelijke contactgegevens

–  Gegevens voor het onderhouden van de relatie

–  Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web-omgevingen en/of (self service) portals, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt. 

Grondslagen van verwerking persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens verwerken wij op de navolgende rechtsgronden:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die wordt aangegaan of is aangegaan en waarbij u partij bent, bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst, overeenkomst tot arbeidsbemiddeling, arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst;
• de gegevensverwerking is voor ons noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen, bijvoorbeeld de controle van uw ID-bewijs bij arbeidsbemiddeling of het aangaan van een arbeidsovereenkomst;
• de gegevensverwerking is noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang dat wij hebben, te weten:

–  legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;

–  naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;

–  om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen.

• de persoonsgegevens worden verwerkt met uw toestemming, bijvoorbeeld sollicitaties van vaste/indirecte medewerkers, of uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld foto’s. Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken, wat betekent dat wij vanaf dat moment het betreffende persoonsgegeven niet meer verwerken voor het doeleinde waarvoor toestemming is gevraagd.
• de gegevensverwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen, die wij als werkgever hebben op het gebied van het arbeidsrecht en sociaalzekerheidsrecht bij verzuim en re-integratie.

Beveiliging van uw informatie

Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van USG People, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Hoe wordt uw informatie gedeeld?

Binnen onze onderneming

Uw persoonsgegevens delen wij binnen ons concern met onze groepsmaatschappijen ter uitvoering van één van de doeleinden eerder in dit privacy statement omschreven. Bij arbeidsbemiddeling worden uw persoonsgegevens opgenomen in onze centrale databank en hebben de personen binnen onze onderneming (waaronder onze groepsmaatschappijen) die zich bezighouden met arbeidsbemiddeling toegang tot uw persoonsgegevens.

Wij zijn onderdeel van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan, hierna: Recruit. Uw persoonsgegevens kunnen, in beperkte mate, worden gedeeld met Recruit voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder managementanalyses, het afgeven van prognoses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop). Er zijn passende maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden doorgegeven goed worden beschermd. De EU modelcontracten (standaard bepalingen inzake gegevensbescherming) vastgesteld door de Europese Commissie zijn overeengekomen. Voor meer informatie hierover, kunt u zich tot ons wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. 

Buiten onze onderneming

Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met externe partijen, personen en bedrijven buiten ons concern. 

Wij delen uw persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan uit te voeren. Zo worden bij arbeidsbemiddeling uw persoonsgegevens verstrekt aan potentiele opdrachtgevers. Gaat u bij of voor ons werken of werkt u al bij of voor ons, dan verstrekken wij uw persoonsgegevens aan externe partijen waar dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (waaronder arbeidsovereenkomst en/of opdrachtovereenkomst), die wij met u zijn aangegaan (bijvoorbeeld opleidingsinstanties, pensioenuitvoerder, UWV).

Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (waaronder zogenaamde bewerkers/verwerkers) die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:

–      er wordt gebruikt gemaakt van externe hosting providers, waaronder cloud providers voor de opslag, het beheer van uw gegevens;

–      er wordt gebruik gemaakt van externe partijen met applicaties/tools waaronder op het gebied van recruitment-/assessments, arbeidsbemiddeling, personeelsmanagement en klantbeheer;

–      andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer verzuimbegeleiding, IT ondersteuning en facility management;

–      er vindt inschakeling van externe adviseurs en/consultants plaats.

 

Wij verstrekken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor deze externe partijen om hun werkzaamheden te doen.

Ook verstrekken wij uw persoonsgegevens aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien wij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, door middel van een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis zijn gerechtigd of worden verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor hebben verkregen. 

Hoelang wordt uw informatie bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat u voor ons heeft gewerkt) worden uw persoonsgegevens tot 2 jaar na het laatste contact met u door ons bewaard. 

Bij sollicitaties vaste/indirecte medewerkers (bij de eigen onderneming zonder dat sprake is van arbeidsbemiddeling) worden uw gegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij u toestemming hebt gegeven om uw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.

U werkt of gaat werken via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever) dan hanteren we verschillende bewaartermijnen voor uw persoonsgegevens.

• Arbeidsbemiddelingsgegevens, sollicitatiegegevens, screeningsinformatie, beoordelingsgegevens worden tot 2 jaar na het eindigen van uw uitzend-/arbeidsovereenkomst bewaard.
• Kopie ID bewijs, tewerkstellingsvergunningen inclusief aanverwante documenten en loonheffingsverklaringen worden bewaard gedurende 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding.
• Re-integratiedossiers worden bewaard gedurende 2 jaar na het eindigen van de uitzend-/arbeidsovereenkomst. Indien er sprake is van eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet (ZW) geldt een bewaartermijn van 5 jaar na laatste handeling aan het dossier. Indien sprake is van eigenrisicodragerschap WGA geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
• Pensioeninformatie worden gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde bewaard.
• Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn (zoals uitzendovereenkomsten/ arbeidsovereenkomsten, opleidingsafspraken, loonadministratie/gegevens, verklaringen inzake subsidies) worden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde. 

Bent u een (potentieel) zakelijke relatie dan worden de navolgende termijnen gehanteerd:

• persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn en/of onderdeel uitmaken van de civiele administratieve bewaarplicht die wij als onderneming hebben (zoals overeenkomsten, opdrachtbevestigingen, 6 componentenbrieven, inkoopopdrachten) worden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde;
• (overige) contactinformatie wordt tot 2 jaar na het laatste contact bewaard.

Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij claims) en/of met het oog op een (afwijkende) wettelijke verplichting. 

Profilering

In het kader van arbeidsbemiddeling maken wij op onze websites gebruik van een online test waaraan u kunt deelnemen. Deelname aan deze online test is vrijwillig. Het is een extra tool die ons in staat stelt om u nog wat gerichter te kunnen bemiddelen naar werk. De test bestaat uit meerdere vragen die gaan over u. Op basis van uw antwoorden wordt een profiel over u samengesteld wat beschrijft wat voor werkomgeving en werksituatie het beste bij u past. Deze informatie wordt vervolgens met uw toestemming door ons gebruikt in het kader van uw arbeidsbemiddeling. 

Er vinden controles plaats op de wijze waarop de profielen worden opgemaakt, om er zeker van te zijn dat in de profielen geen parameters worden opgenomen die kunnen leiden tot ongelijke behandeling en/of discriminatie van individuen en/of groepen personen. 

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij arbeidsbemiddeling maken wij gebruik van deels geautomatiseerde besluitvorming.

Hiervan is sprake

• indien u zich tot ons wendt om bemiddeld te worden naar een specifieke vacature bij één van onze opdrachtgevers; of
• indien u in het algemeen bemiddeld wil worden naar werk bij één van onze opdrachtgevers.

Dit doen wij voor de totstandkoming van een eventuele plaatsingsovereenkomst op een ook zo efficiënte mogelijke wijze, waarbij de beoordeling van geschiktheid objectief plaatsvindt. 

Indien u bemiddeld wil worden naar werk/een specifieke vacature, dient u ons van informatie te voorzien zodat wij u kunnen bemiddelen naar werk en/of uw geschiktheid voor een bepaalde functie kunnen beoordelen. Deze informatie registreren wij in onze systemen. Op basis van deze informatie wordt vervolgens aan de hand van de objectieve vereisten voor een specifieke functie geautomatiseerd beoordeeld in hoeverre u geschikt bent voor de betreffende functie. Vervolgens zullen onze medewerkers deze uitkomsten bekijken en beoordelen of u ook daadwerkelijk past op de betreffende functie. 

Er vinden interne controles plaats om te borgen dat de geautomatiseerde besluitvorming plaatsvindt op de wijze als hier omschreven en om er zeker van te zijn dat iedereen gelijk wordt behandeld en niet wordt gediscrimineerd. 

Als u zich niet kunt vinden in de wijze waarop wij gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming, hiertegen bezwaar heeft, hierover nadere uitleg wenst of hierover (anderszins) een opmerking wilt maken, dan kunt u zich wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte, op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. 

Wat zijn uw rechten? 

U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw persoonsgegevens (gedeeltelijk) wijzigen, aanvullen of verwijderen. 

Daarnaast kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij over u verwerken te beperken en/of om uw persoonsgegevens over te dragen (dataportabiliteit).

Recht van bezwaar

Ook met bezwaren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en/of indien u geen informatie van ons wenst te ontvangen over onze dienstverlening, aanbiedingen en/of overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur), kunt u zich tot ons wenden.

Uw verzoeken en/of bezwaren kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. 

Bij vragen, opmerkingen en klachten 

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop wij uw persoonsgegevens registreren, gebruiken of verwerken, dan verzoeken wij u contact op te nemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte, op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. U hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Mevrouw mr. Y. van Houte, Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

privacy@usgpeople.nl

USG People The Netherlands B.V.

P.J. Oudweg 61

1314 CK Almere

 Aanpassingen privacy statement

 Wij kunnen dit privacy statement aanpassen. Het meest actuele privacy statement is altijd via onze websites te raadplegen.